MAPA N°104861

Identité de l'Organisme Public

Organisme : Haut conseil du commissariat aux comptes

Site : http://www.h3c.org

Ville : 75009 Paris

Détails de l'annonce

Objet : Organisation, coordination logistique et technique d'un colloque international résidentiel

Idao : 104861

Date de saisie : : 19/01/2018

Date de publication : 22/01/2018

Type de procédure : Niveau I

Secteur : Services

Lieu : Paris

Département : 75

Date limite de remise des candidatures : 19/02/2018 12:00

Date limite de remise de l'offre : 19/02/2018 12:00

Autres publications :

Contact : laurianne.guirriec@h3c.org; stephanie.festou@h3c.org

Nom et adresse : Haut conseil du commissariat aux comptes 10 rue Auber 75009 Paris

Site internet : http://www.h3c.org

Objet : Organisation, coordination logistique et technique d'un colloque international résidentiel

Renseignements complémentaires :
Le dossier de consultation des entreprises est à demander par mail aux contacts ci-dessous: stephanie.festou@h3c.org et laurianne.guirriec@h3c.org. Le H3C a été sollicité par l’IFIAR pour organiser du 6 au 8 mars 2019 (modulable d’un jour), en France, au profit des membres de l’IFIAR, un événement intitulé « Inspection workshop ». Cet événement est organisé une fois par an par un membre de l’IFIAR (alternance Europe / hors Europe). En 2018, l’Inspection Workshop a lieu au Sri Lanka. Cet évènement regroupera sur 3 jours environ 150 participants d’une cinquantaine de nationalités différentes. Chaque participant est tenu de procéder à une inscription préalable auprès de l’entité organisatrice et de verser des droits d’inscriptions fixes. Les journées se dérouleront de 8h30 à 18h00. Le H3C souhaite mandater un prestataire pour l’organisation de cet évènement qui contractera avec les fournisseurs au nom et pour le compte du Haut conseil. Les prestations demandées comprennent les éléments suivants : A. Espaces de conférence Il est demandé au prestataire de proposer des espaces de conférence. Le prestataire devra prévoir également d’organiser des visites des espaces de conférence afin de faciliter le choix du H3C. Le H3C privilégie un centre de conférence situé au cœur de Paris ou très proche (à proximité des lieux touristiques) ou, à défaut, dans une ville de province, bénéficiant d’une image internationale liée à de grands événements et facilement accessible de France et de l’étranger. Les 150 participants seront logés sur le lieu de conférence ou à proximité immédiate. Le lieu proposé devra disposer d’une salle de conférence pouvant accueillir 150 personnes ou plus et de 6 salles pouvant accueillir de 15/20 à 30 personnes. Régie technique : les salles devront être équipées du système WI-FI et d'écrans pour la diffusion de slides, de micros pour les intervenants/modérateurs et de micros volants, d’imprimantes et paperboard. B. Hôtellerie Le H3C attend du prestataire des propositions d'hôtels de qualité (3 ou 4 étoiles), à tarifs préférentiels dans ou à proximité immédiate du centre de conférence et disposant éventuellement de services de transport pour les participants (réservation de taxis à l'avance ou des navettes pour le transport de l'aéroport aux hôtels). Les chambres devront être disponibles pour 3 nuitées (la veille de l’évènement + les 2 nuits de l’évènement). Les conditions de réduction de prix couvriront une période allant de la veille de l’évènement au dernier jour et être étendues si possible à quelques jours supplémentaires au-delà de l’évènement pour les participantes qui souhaiteraient prolonger leur séjour. C. Restauration Cette prestation comprendra : - un café d’accueil chaque matin pendant 3 jours (150 personnes – de 8h00 à 8h30 environ) ; - une pause gourmande « coffee break » chaque matin pendant 3 jours et une pause gourmande l’après-midi des deux premiers jours (150 personnes de 10h30 à 10h45 environ et de 14h00 à 15h15 environ) ; - 3 collations format cocktail déjeunatoire (150 personnes de 12h00 à 13h00 environ) - une soirée de gala le premier soir, de préférence dans un autre lieu que celui de la conférence comprenant un dîner assis pour 150 personnes (entrée, plat, dessert, café). Des propositions d’animation peuvent être faites par le prestataire en option ; - un diner-cocktail pour les intervenants présents la veille de la conférence, de préférence dans un autre lieu que celui de la conférence (40 personnes). D. Gestion des participants Le prestataire devra présenter notamment dans son offre : - le processus général des inscriptions à partir d’un site internet dédié (mode d’inscription, envoi automatique d’email de confirmation, validation de l’inscription …) et les modalités de suivi des inscriptions, - les modalités de réservation et d’accès aux sites des hôtels sur le site internet dédié - l’organisation mise en place pour la gestion des dossiers de conférence, badges… Cette prestation comprendra : • La création et l’administration d’un site internet dédié permettant de gérer les inscriptions et la communication de l’évènement. Les inscriptions doivent pouvoir intervenir à compter du mois d’octobre 2018 avec une présentation du site au plus tard en septembre 2018 pour une validation par le H3C : - Communiquer sur l’évènement avec l’IFIAR (date, lieu, contenu ;) - Gérer les inscriptions à l’évènement ; - Gérer dans un second temps l’inscription des participants aux ateliers proposés (choix des ateliers laissé à la discrétion des participants) ; - Gérer les droits d’inscription des participants (ils couvrent l’ensemble de l’événement hors hôtellerie) en liaison avec la division financière du Haut conseil du commissariat aux comptes ; - Confirmer les inscriptions après validation par la division financière du Haut conseil que les droits d’inscription ont été acquittés par le participant. La facturation et la perception des encaissements sont réalisées par l’agent comptable du Haut conseil qui devra donc avoir un accès au système pour consultation et validation des inscriptions ; - Effectuer les relances en liaison avec le Haut conseil. • La proposition d’un hébergement des participants Les chambres d’hôtel seront réservées et payées par les participants sans contrôle du Haut conseil du commissariat aux comptes. Ils ne sont pas dans l’obligation de choisir l’hôtel qui leur est proposé par le prestataire. La mention des hôtels proposée par le prestataire doit figurer sur le site dédié à l’évènement. • La constitution des dossiers de conférence, badges (…). E. Conseil et pilotage Cette prestation comprend notamment : - Pilotage : la coordination de l’ensemble de l’opération, conférence plénière et ateliers de travail, soirée de gala, la gestion de la plateforme d’inscription et de communication, la coordination des prestataires (négociations et coordination des prestataires, gestion du personnel dédié, gestion de la sécurité), les repérages nécessaires au bon déroulement de l’événement, l’accompagnement du comité de pilotage et l’animation des réunions de préparation, l’élaboration et le suivi d’un planning prévisionnel de la gestion de l’évènement. La gestion des dossiers de conférence, badges. - Suggestions de lieux et études de coûts (évènement et hôtellerie) ; - Gestion de la restauration : études de coûts, recommandations, sélection ; - Gestion financière et administrative de l’évènement (relation entre H3C, titulaire du marché et notamment avec un point régulier sur le nombre d’inscription) ; - Coordination sur site pendant l’évènement. Il est rappelé que le titulaire prend en charge la régie technique : les salles devront être équipées du système WI-FI et d'écrans pour la diffusion de slides, de micros pour les intervenants/modérateurs et de micros volants, d’imprimantes et paperboard. F. Accueil des participants pendant les 3 jours - Hôtesses - Vestiaire (espace vestiaire, cintres et portants, tickets vestiaires, nettoyage des espaces) - Sureté : contrôle des participants G. Sur option : transferts - Transferts hôtels / centre de conférence - Transferts centre de conférences / aéroports / gares H. Sur option « social event » - Le prestataire pourra faire des propositions d’organisation de visites touristiques pour les participants qui le souhaiteraient l’après-midi du troisième jour. I. Ne sont pas prévus dans la prestation : - La conception de l’événement, du thème, des contenus et des éléments de communication, les relations presse. Contrôle de l’évolution des prestations Des réunions communes entre le titulaire et le H3C seront organisées périodiquement à la demande ou l’une ou l’autre des deux parties pour faire le point sur l’état d’avancement et de préparation des prestations. Le titulaire transmettra le cas échéant un rétroplanning évolutif pour la réalisation des missions.  Il est précisé que la liste des prestations énumérées est non exhaustive. A ce titre, et afin de garantir le bon déroulement de la manifestation, le titulaire, fort de son expérience, complétera son offre technique et financière afin d’y ajouter des prestations ou rubriques nécessaires. Il en détaillera également les modalités.

Code(s) d'activité(s) :

- Services fournis principalement aux entreprises : Prestations de services (Ref BOAMP : 803)

D.C.E

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